Tieto Zásady ochrany osobných údajov informují o tom, ako a na aké účely spoločnosť SATUM CZECH s.r.o. získava, uchováva a ďalej spracováva vaše osobné údaje v rámci svojej činnosti poistného sprostredkovateľa, teda v súvislosti so sprostredkovaním uzavretia poistných zmlúv s poisťovňami. Na ochranu osobných údajov kladieme veľký dôraz. Osobné údaje, ktoré spracovávame, považujeme za dôverné, zachovávame o nich mlčanlivosť, kladieme dôraz na bezpečnosť pri ich spracovávaní, na výber zmluvných partnerov a prísne dodržiavanie zákonných pravidiel spracovania.
Účelom týchto zásad ochrany osobných údajov (ďalej „Zásady ochrany osobných údajov„) je informovať vás o tom, ako a prečo zhromažďujeme a spracovávame vaše osobné údaje, o vašich právach a o tom, ako tieto práva môžete uplatňovať, a aké opatrenia sme prijali na ochranu vašich osobných údajov a na uplatnenie vašich práv.
Spracovanie osobných údajov je nevyhnutnou súčasťou a podmienkou pre distribúciu poistenia (poskytovanie alebo sprostredkovanie poistenia). Našou povinnosťou je distribuovať poistenie s odbornou starostlivosťou, pričom osobné údaje spracovávame preto, aby sme vám mohli na základe vašich požiadaviek, cieľov a potrieb predložiť návrh na zjednanie poistenia a poskytnúť odporúčania. V rámci plnenia našich povinností sme podľa ustanovenia § 80 odst. 7 zákona č. 170/2018 Sb., o distribúcii poistenia a zaistenia, v znení neskorších predpisov (ďalej len „Zákon„), povinní spracovávať osobné údaje týkajúce sa fyzických osôb zúčastňujúcich sa na vzniku a zmenách ním distribuovaného poistenia, a to vrátane ich rodných čísel.
Osobnými údajmi sú akékoľvek informácie týkajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby, teda vás, ak ste fyzickou osobou, a/alebo vašich zamestnancov a/alebo vašich rodinných príslušníkov či ďalších fyzických osôb, ak nám tieto údaje poskytnete (ďalej „Osobné údaje„). Údaje o zdravotnom stave patria medzi tzv. zvláštne kategórie Osobných údajov, niekedy tiež nazývané ako „citlivé“ Osobné údaje.
Spoločnosť SATUM CZECH s.r.o., so sídlom Ostrava, Moravská Ostrava, 28. októbra 3346/91, PSČ 702 00, IČ 253 73 951, zapísaná v obchodnom registri vedenom Krajským súdom v Ostrave v oddiele C, vložke 16189 (ďalej len „samostatný sprostredkovateľ„, „správca údajov“ alebo „my„) spracováva vaše Osobné údaje v súvislosti so sprostredkovaním poistenia medzi vami a poisťovateľom/poisťovňou a ďalšími činnosťami, ktoré súvisia s výkonom práv a povinností podľa takej poistnej zmluvy, vrátane uplatňovania práv z poistenia.
V prípadoch, kedy oslovujeme záujemcov o poistenie, predkladáme návrhy na zjednanie poistenia a vykonávame prípravné práce smerujúce k zjednaniu poistenia, sme obvykle v postavení správcu Osobných údajov. Ak sprostredkovávame poistenie menom poisťovateľa či poskytujeme pomoc pri správe poistenia a pri uplatňovaní práv z poistenia, sme v postavení spracovateľa Osobných údajov. Správcom Osobných údajov bude v takom prípade naša partnerská poisťovňa, pre ktorú a z jej poverenia tieto činnosti zabezpečujeme a ktorej vaše Osobné údaje odovzdávame.
Správca údajov menoval poverenca pre ochranu Osobných údajov. Kontaktné informácie poverenca pre ochranu Osobných údajov:
Pri výkone sprostredkovania poistenia Osobné údaje spracovávame za účelom:
(i) ponúkania možnosti zjednať, zmeniť alebo ukončiť poistenie, vrátane porovnávania poistenia;
(ii) predkladania návrhov na zjednanie, zmenu alebo ukončenie poistenia;
(iii) vykonávania ďalších prípravných prác smerujúcich k zjednaniu, zmene alebo ukončeniu poistenia, vrátane poskytovania odporúčaní vedúcich k zjednaniu, zmene alebo ukončeniu poistenia;
(iv) zjednania alebo zmeny poistenia, alebo pomoci pri správe poistenia a pri uplatňovaní práv z poistenia;
(v) plnenia povinností, ktoré nám ukladajú právne predpisy v oblasti distribúcie poistenia či predpisy týkajúce sa opatrení proti tzv. praniu špinavých peňazí (identifikácia a kontrola klienta podľa zákona č. 253/2008 Sb., o niektorých opatreniach proti legalizácii výnosov z trestnej činnosti a financovaniu terorizmu, v znení neskorších predpisov);
(vi) zasielania obchodných oznámení, ako sú napr. informácie o nami sprostredkovávaných ponukách poistných produktov na trhu či informácie o nami pořádaných akciách (ďalej len súhrnne „marketingové účely“), ak ste nám poskytli súhlas s využitím vašich kontaktných údajov na tieto účely alebo ak a v rozsahu v akom sme k takému zasielaniu oprávnení podľa platných právnych predpisov (napr. zákon 480/2004 Sb., o niektorých službách informačnej spoločnosti).
Z dôvodu vášho postavenia záujemcov o poistenie vás samotných a/alebo vašich zamestnancov a/alebo vašich rodinných príslušníkov potrebujeme poznať Osobné údaje, aby sme mohli sprostredkovať poistenie a vykonávať činnosti podľa bodov (i) až (v) vyššie vo vzťahu k vám, vašim zamestnancom, rodinným príslušníkom a/alebo tretím osobám, ktorých Osobné údaje nám poskytnete. Naopak prípadné udelenie súhlasu k spracovaniu Osobných údajov na marketingové účely podľa bodu (vi) je úplne dobrovoľné a nie je podmienkou pre poskytnutie našich sprostredkovateľských služieb a svoj súhlas k týmto účelom môžete kedykoľvek odvolať.
Podľa ustanovenia § 80 odst. 7 Zákona sme v postavení poistného sprostredkovateľa pri distribúcii poistenia povinní spracovávať Osobné údaje týkajúce sa fyzických osôb zúčastňujúcich sa na vzniku a zmenách distribuovaného poistenia, a to vrátane rodných čísel.
Vyššie uvedená povinnosť platí, keď vo vzťahu voči vám vystupujeme ako poistný makléř, poistný agent či ako iný druh sprostredkovateľa podľa § 12 Zákona a spracovávame vaše Osobné údaje.
Aby sme vyhoveli vašej požiadavke na sprostredkovanie uzavretia poistnej zmluvy s poisťovňou, spracovávame príležitostne aj Osobné údaje vašich zamestnancov, rodinných príslušníkov a/alebo ďalších fyzických osôb, ktoré sme od vás získali. Bez ohľadu na to, či sme vo vzťahu k vám v postavení poistného makléra, agenta či iného sprostredkovateľa (viz vyššie), spracovávame takéto Osobné údaje len za účelom a v rozsahu nevyhnutnom na sprostredkovanie poistenia v prospech týchto fyzických osôb (poistených), ktorých Osobné údaje nám poskytnete.
Bez ohľadu na to, či sme vo vzťahu k vám v postavení poistného makléra, agenta či iného sprostredkovateľa (viz vyššie), spracovávame Osobné údaje aj na splnenie ďalších právnych povinností nad rámec Zákona v súlade s príslušnými ustanoveniami právnych predpisov (napr. vo vzťahu ku kontaktným údajom na účely fakturácie v súlade s predpismi v oblasti účtovníctva a daní, predpisov týkajúcich sa opatrení proti tzv. praniu špinavých peňazí atď.), v súlade s príslušnými pravidlami a pokynmi vydanými ČNB a ďalej prípadne na základe nášho oprávneného záujmu ako správcu údajov či oprávneného záujmu poisťovateľa/poisťovne, ktorý spočíva v určení, ochrane a výkone našich právnych nárokov alebo nárokov poisťovateľa/poisťovne. K takému spracovaniu môže dochádzať aj po ukončení zmluvy (medzi vami a nami, prípadne medzi vami a poisťovateľom/poisťovňou).
Osobné údaje našich klientov, partnerov a získavateľov, prípadne ich zamestnancov a ďalších poverených osôb, spracovávame aj v rámci nášho klientskeho portálu dostupného na www.satum.cz, ak sa túto službu (prístup na portál) rozhodnú využívať. Prostredníctvom tohto portálu môžu klienti, partneri a získavatelia najmä spravovať poistenia, ktoré sme pre nich či v ich prospech sprostredkovali, vrátane hlásenia poistných udalostí. Osobné údaje v rámci portálu spracovávame na vyššie uvedené účely poskytnutia služby portálu, a to v rámci a v rozsahu našej zákonnej povinnosti podľa § 80 odst. 7 Zákona.
Vaše Osobné údaje spracovávame v rozsahu, ktorý nám poskytnete prostredníctvom vyplnených dotazníkov, oznámite osobne, telefonicky alebo elektronicky podľa typu poistenia, o ktorého sprostredkovanie máte záujem, a ďalej v rozsahu nutnom na zabezpečenie plnenia z poistných zmlúv či správy nárokov z nich. Osobné údaje teda získavame predovšetkým priamo od vás, a ďalej od osôb, ktoré vo váš prospech uzatvárajú poistenie, ako aj od poisťovní a ďalších partnerov a osôb, ktoré nám poskytujú údaje súvisiace s vaším poistením alebo u ktorých si tieto údaje overujeme. Konkrétny typ a rozsah Osobných údajov vždy závisí na účele spracovania, napr. type dopytovaného či zjednávaného poistenia či type škodnej udalosti. Jedná sa najmä o nasledujúce údaje:
Vaše Osobné údaje budeme spracovávať po dobu, ktorá je nevyhnutná na naplnenie účelov uvedených v článku 4 vyššie. Osobné údaje budeme spracovávať vždy minimálne po dobu trvania poistnej zmluvy a budeme ich uchovávať do konca desiateho kalendárneho roku od jeho zániku alebo do konca desiateho kalendárneho roku od konca poistnej doby. Ak nedôjde k zjednaniu poistenia, budeme Osobné údaje uchovávať do konca druhého kalendárneho roku od poslednej komunikácie s vami, a to všetko v súlade s § 80 odst. 4 Zákona.
Ak už došlo k ukončeniu poistnej zmluvy, budeme ďalej spracovávať Osobné údaje len, ak je to nevyhnutné na splnenie právnej povinnosti po dobu určenú právnymi predpismi (ako sú napr. vyššie zmienené predpisy v oblasti účtovníctva alebo predpisy proti praniu špinavých peňazí), alebo ak to po nás vyžadujú či nás k tomu oprávňujú pravidlá a pokyny ČNB (napr. povinnosť zabezpečiť uchovávanie dokumentácie vyhotovenej v súvislosti so sprostredkovaním poistných produktov po dobu zohľadňujúcu beh premlčacích lehôt, za účelom možnosti preukázania vynaloženia odbornej starostlivosti). Niektoré Osobné údaje môžeme tiež uchovávať na základe nášho oprávneného záujmu, spočívajúceho v určení, ochrane a výkone našich právnych nárokov, a to po dobu trvania premlčacích lehôt, nárokov vyplývajúcich alebo súvisiacich s našimi sprostredkovateľskými činnosťami, predĺženú o 1 rok s ohľadom na ochranu našich právnych nárokov. V prípade začatia súdneho, správneho alebo iného konania budeme Osobné údaje spracovávať v nevyhnutnom rozsahu po celú dobu trvania takých konaní.
V prípade, že ste poskytli súhlas so spracovaním svojich Osobných údajov a tento súhlas odvoláte, ukončíme spracovanie vašich osobných údajov na účely, na ktoré bol súhlas udelený; takéto odvolanie súhlasu však nemá vplyv na zákonnosť predchádzajúceho spracovania založeného na tomto súhlase (tj. pred jeho odvolaním), ani na zákonnosť spracovania Osobných údajov na základe iných právnych dôvodov, než je udelený súhlas (napr. oprávnený záujem či splnenie právnej povinnosti). Viz tiež bod 5.1 vyššie.
Osobné údaje, ktoré zhromažďujeme vyššie popísanými spôsobmi, môžeme zdieľať s tretími stranami, ktoré zabezpečujú distribúciu poistenia poskytovaním alebo sprostredkovaním poistenia alebo zabezpečujú niektoré služby súvisiace s distribúciou poistenia a zaistenia, administratívnou podporou či využívaním softvérových prostriedkov. Tieto osoby sú tak v postavení správcov alebo spracovateľov Osobných údajov.
Vaše Osobné údaje tak môžeme poskytovať, resp. ich zdieľať najmä s nasledujúcimi príjemcami, ktorí budú obvykle v postavení správcov:
(i) s partnerskými poisťovateľmi/poisťovňami, ktorých zoznam vám poskytneme na vyžiadanie;
(ii) so štátnymi orgánmi alebo inými tretími osobami pri plnení povinností podľa právnych predpisov alebo ak je to nevyhnutné na uplatňovanie našich práv (napr. Česká národná banka, súdy, orgány činné v trestnom konaní, správcovia dane a ďalší).
Vaše Osobné údaje ďalej môžeme zdieľať najmä s nasledujúcimi príjemcami, ktorí sú v postavení spracovateľov:
(i) s našimi dcérskymi či sestrami spoločnosťami zo skupiny SATUM, a to najmä za účelom administratívnej podpory;
(ii) s dodávateľmi našich IT systémov, ktorí môžu mať v určitých prípadoch prístup k vašim Osobným údajom;
(iii) s viazanými zástupcami a doplnkovými sprostredkovateľmi poistenia, vrátane sprostredkovateľov mimo Európsku úniu, ak budete chcieť sprostredkovať poistenie s poisťovateľom mimo Európsku úniu;
(iv) s externými právnymi zástupcami, ak je to nevyhnutné na uplatňovanie našich práv alebo na ochranu našich oprávnených záujmov.
So spracovateľmi Osobných údajov podľa predchádzajúceho odstavca sme uzavreli zmluvy o spracovávaní Osobných údajov, ktoré zaručujú najmenej rovnakú úroveň ochrany vašich Osobných údajov ako tieto Zásady ochrany osobných údajov.
Zoznam aktuálnych spracovateľov vašich Osobných údajov Vám bude zaslaný na vyžiadanie.
Vaše Osobné údaje spracovávame manuálne aj automatizovaným spôsobom v informačných systémoch. Zaviedli sme a udržiavame nevyhnutné primerané technické a organizačné opatrenia, vnútornú kontrolu a procesy bezpečnosti informácií v súlade s najlepšou obchodnou praxou odpovedajúcou možnému hroziacemu riziku pre subjekty údajov. Zároveň zohľadňujeme stav technologického vývoja s cieľom chrániť Osobné údaje pred náhodnou stratou, zničením, zmenami, neoprávneným zverejnením alebo prístupom. Tieto opatrenia môžu okrem iného zahŕňať najmä prijatie primeraných krokov na zabezpečenie zodpovednosti zamestnancov a ďalších osôb vykonávajúcich sprostredkovateľskú činnosť pre poistného sprostredkovateľa, ktorí majú prístup k Osobným údajom, školenie zamestnancov, pravidelné zálohovanie, postupy na obnovu údajov a riadenie incidentov, softvérová ochrana zariadení, na ktorých sú uložené Osobné údaje atď.
Ak uplatníte akékoľvek svoje právo podľa tohto článku alebo podľa platných právnych predpisov, informujeme o prijatom opatrení alebo vymazaní vašich Osobných údajov alebo obmedzení spracovania v súlade s vaším požiadavkom každého príjemcu, ktorému boli tieto údaje poskytnuté podľa týchto Zásad ochrany osobných údajov, ak takéto oznámenie bude možné a/alebo nebude vyžadovať neprimeranú námahu.
Odpovieme vám do jedného mesiaca po obdržaní vašej žiadosti, pričom si však vyhradzujeme právo túto lehotu predĺžiť o dva mesiace.
Podľa platnej právnej úpravy máte právo na opravu svojich Osobných údajov, ktoré s nami zdieľate. Ak chcete toto právo uplatniť, kontaktujte nás prosím prostredníctvom e-mailovej adresy osobniudaje@satum.cz. Prijímame primerané opatrenia na zabezpečenie toho, aby ste mohli udržiavať vaše Osobné údaje presné a aktuálne. Vždy nás môžete kontaktovať s otázkou, či stále spracovávame vaše Osobné údaje.
Máte právo podať sťažnosť týkajúcu sa nášho spracovania údajov u Úradu pre ochranu Osobných údajov, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Internetové stránky úradu: www.uoou.cz.
Udelený súhlas k spracovaniu niektorých Osobných údajov môžete kedykoľvek odvolať bez uvedenia důvodu, a tým nie je dotknutá zákonnosť spracovania založená na súhlase udelenom pred jeho odvolaním. Na tento účel kontaktujte prosím povereného pre ochranu osobných údajov. V takom prípade vaše Osobné údaje bezodkladne vymažeme.
Máte právo vzniesť kedykoľvek námietku proti spracovaniu osobných údajov spracovávaných na základe nášho oprávneného záujmu. Ak sa na našej strane nepresadia závažné oprávnené dôvody pre spracovanie, ktoré prevažujú nad záujmami alebo právami a slobodami subjektu údajov, alebo ďalšie spracovanie nebude nevyhnutné na určenie, výkon alebo obhajobu našich právnych nárokov, nebudeme vaše Osobné údaje ďalej spracovávať.
Verzie 3, platnosť od 26. 8. 2019
